Wann ist ein Team ein Team – Wie Sie Ihre Mitarbeiter zu besserer Zusammenarbeit bringen

Gute Teamarbeit ist mein Herzensthema. Deshalb habe ich diesen Podcast auch diesem Thema gewidmet. Ich bin mir allerdings auch bewusst, dass Team ein Allerweltswort ist und von jedem in den Mund genommen wird, ohne dass wir zwangsläufig dasselbe darunter verstehen.

Wann ist ein Team ein Team?

In einer Verkaufsabteilung, wo jeder das gleiche macht, ist das ein Team?
Ich habe einen solchen Kunden, der mich gerufen hat, weil er mir gesagt hat, dieses Team funktioniert nicht richtig.  Bei genauerer Betrachtung hat sich mir schon die Frage gestellt, warum können wir hier überhaupt über ein Team sprechen?
Und diese Frage kommt auch von Teilnehmern in Führungsseminaren oder Teamentwicklungs-Workshops.
Wir stellen unsere Ideen für ein erfolgreiches Team, für gute Zusammenarbeit vor, wir fragen auch die Teilnehmer danach. Und oft kommen wir dann an den Punkt, an dem die Teilnehmer fragen, wieso sind wir denn überhaupt ein Team? Wir arbeiten doch gar nicht so zusammen. Das ist ein wichtiger Punkt, auf den wir eingehen sollten. Und dann gibt es auch viel Widerstand gegen das Thema Team. Vielleicht haben Sie schon mal die nicht ganz ernstgemeinte Definition von Team toll ein anderer machts gehört, die deutlich ausdrückt, wenn ich mich mit anderen zusammentue, könnte ich dabei mehr Arbeit auf den Buckel geladen bekommen, als wenn ich mich davon abgrenzen.
Das ist selbstverständlich nicht die Absicht und damit dürfte es auch schwer werden, Mitarbeiter, Teammitglieder zur Zusammenarbeit zu bewegen. Gerade erst in den letzten Tagen habe ich wieder mit einem Modell gearbeitet, das Team definiert.
Das Modell ist das Werte-Kreuz von Riemann-Thomann.
Da gibt es die Bezeichnung Team nicht ganz universell, sondern in einem bestimmten Verständnis. Team bedeutet, dass die Mitglieder sich aufeinander einlassen, dass sie bereit sind, einander zu vertrauen, dass sie in einer Haltung zusammenarbeiten, Änderungen zu begrüßen und Fortschritt vorantreiben.
Sicher ist das auch nicht jedermanns Vorstellung eines Teams, aber es sind Qualitäten, die jedes Team unbedingt auch haben sollte.
Fragen wir mal Wikipedia. Da finden wir ganz grob die Definition, neben weiteren Ausführungen, Team bezeichnet einen Zusammenschluss von mehreren Personen, zur Lösung einer bestimmten Aufgabe oder zur Erreichung eines bestimmten Zieles.
Schauen wir uns die Definition genauer an, geht es um den Zusammenschluss mehrerer Personen, um eine gemeinsame Aufgabe und ein gemeinsames Ziel.
Zunächst einmal Zusammenschluss. Wie kommt er in den meisten Firmen zustande?
Es gibt vorhandene organisatorische Strukturen, Gliederungen, die definieren, wer mit wem in einer Gruppe, einem Arbeitsteam, einer Abteilung oder wie auch immer sonst die Arbeitsgruppen bezeichnet sind, zusammengefasst ist. Ist das schon ein Team?
Nicht zwangsläufig. Jedenfalls nicht im Sinne dessen, wofür ich in diesem Podcast werben möchte. Aber eine organisatorische Form zu finden, ist schon wichtig.

Motivation macht ein Team stark

Besonders stark wird ein Team, wenn der Zusammenschluss freiwillig erfolgt. Das könnte z.B. bei wichtigen Projekten der Fall sein. Oder bei Arbeitsgemeinschaften, die nicht durch wirtschaftliche Einheiten wie Unternehmen oder Organisationen vorgegeben oder erzwungen sind.
Besonders kraftvoll wird dieser Zusammenschluss, wenn die Teammitglieder bewusst an ihrer Beziehung arbeiten. Das heißt, sie gehen auf die gegenseitige Motivation, auf Interessen und Befindlichkeiten ein und binden das konstruktiv und produktiv in ihrer Arbeitsweise und in ihrer Strategie ein.
Besonders wertvoll wird das, wenn die Teammitglieder mit ihrer Motivation beitragen und einsteigen können und nicht vorgegeben kriegen, ohne selbst partizipieren zu können, was sie tun sollen. Dabei kann die Motivation durchaus auch aus anderen Dingen bestehen als nur der Beziehung. Gerne zusammenarbeiten zu wollen muss nicht zwangsläufig auf Sympathie beruhen. Sie kann auch auf purem Interesse an der Sache, an der gestellten Aufgabe oder an einem zu erreichenden Ziel beruhen.
Wichtig ist, dass die jeweilige Motivation und der Beitrag zu Beginn eines solchen Projektes oder auch in einer Klärungsphase eines Teams zur Sprache kommt. Damit nicht falsche Erwartungen enttäuscht werden und es Teamgefüge nicht so richtig in Tritt kommt.

Eine gemeinsame Aufgabe schafft Synergien

Kommen wir zum zweiten Punkt der Definition, der gemeinsamen Aufgabe.
Gemeinsam bedeutet natürlich nicht die gleiche Aufgabe, wenngleich der Beitrag in gleicher oder ähnlicher Form von verschiedenen Teammitgliedern geleistet werden kann.
Typisch für ein Teamgefüge, im Sinne unserer Arbeit mit Teamentwicklungen, ist eine Aufgabenteilung, z.B. wie unser Verkaufsteam vom Anfang der Episode, dass sich entweder aus lauter gleichförmigen Verkäufern zusammensetzt, die jeder ihr eigenes Ding machen oder aus verschiedenen Teammitgliedern, die nicht das Gleiche machen, sondern sich Aufgaben teilen, beispielsweise Außendienst und Backoffice. Oder verschiedene Fachexpertisen, die auf unterschiedlichen Wegen zu Arbeitsergebnissen beitragen.
Oder verschiedene Regionen, Zielmärkte, die aufgrund der Eigenart, der Herkunft, der Erfahrungen der jeweiligen Teammitglieder, unterschiedlich gut bedient werden können.
Die Teammitglieder werden in sich zwangsläufig die Frage stellen, wenn Sie zu einem Team dazu gerufen oder zugeteilt werden, was sie davon als Teammitglied haben.
Wenn diese Frage nicht positiv beantwortet werden kann, dann kommt es zu den anfangs erwähnten Widerständen, die vielleicht auch nur in Passivität, also mangelnder Unterstützung, Ausdruck finden.

Dabei hat eine Zusammenarbeit als Team gute Gründe. Nicht nur für ein Unternehmen oder für den Verantwortlichen des Teams, sondern auch für die Teammitglieder selber.

Wenn ich Aufgaben verteile, dann gilt die alte Regel, das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile. Eine wohlüberlegte Aufgabenteilung zwischen Teammitgliedern birgt große Chancen für Synergien. Falls Sie sich fragen wie das kommt, gerne als Beispiel noch einmal die Verkaufsabteilung, in der mehrere Verkäufer einen kompletten Workflow von Anfang bis Ende jeder selbst durchführen mussten: Recherche, Erstkontakt, Kundenbesuch, Auftragsentwicklung, Auftragseinholung, Pflege in der Datenbank, Zusammenarbeit mit der Produktion und Überwachung der Abwicklung des Auftrags bis zur Auslieferung.
Und die Teammitglieder haben mir bei Projekteröffnung glaubhaft versichert, sie hätten gefühlte 10 – 20% Zeit für ihre eigentliche Verkaufstätigkeit. Der Rest seien administrative Tätigkeiten.

Klare Delegation fördert Eigenverantwortung

Ich habe mir nicht die Mühe, gemacht das nachzumessen. Aber die Frage gestellt, wo denn die Alternativen liegen, wie sie sich das sonst vorstellen?
Und das Team hat sehr gute sehr produktive Beiträge dazu entwickelt. Wir haben eine Aufgabenteilung gefunden, die Personen mit eingebunden hat, die vorher nie von sich gesagt hätten, sie würden gerne in einer Verkaufsabteilung arbeiten, weil sie sich selber nicht als Verkäufer gesehen haben.
Das Team allerdings fing an, die Aufgaben so zu verteilen, dass eben diese Nicht-Verkäufer auf einmal wertvolle Backoffice-Mitarbeiterinnen wurden. Sie unterstützen seither die Arbeit der Verkäufer und geben ihnen Freiraum dafür, mehr auf den Kunden zuzugehen, vor Ort zu sein, Beziehungen zu pflegen und damit für mehr Auftragseingang zu sorgen. So war beiden Seiten gedient.
Und am Ende war natürlich auch dem Unternehmen gedient. Denn eine Verkaufsabteilung unterhalten wir als Unternehmer schließlich, um gute Vertriebsergebnisse zu erzeugen., was die zwangsläufige Folge dieser Arbeitsteilung war.

Aufgabenteilung nach Stärken und Fähigkeiten

Ganz nebenbei ist der Effekt für die Mitarbeiter sehr motivierend, wenn diese Aufgabenteilung wie im erlebten Fall dazu führt, dass jeder nach seinen Vorlieben und Fähigkeiten eingesetzt werden kann. Genau dann wird die Motivation des Einzelnen im Team größtmöglich werden. Nun die Frage, wie haben wir das erreicht?

Es ist nicht jemand aus der Führungsetage oder gar ich als externer Berater gewesen, der diese Ideen und die Aufgabenteilung definiert oder vorgegeben hätte.
Wir haben die Frage reingegeben, orientiert an einem Ziel, das für das Unternehmen, für die Unternehmensentwicklung, für die strategischen Ziele des Unternehmens von Bedeutung war: Wie können wir durch eine bessere Aufgabenverteilung diesem Unternehmensziel gerecht werden und das Unternehmen mit unserer Arbeit bestmöglich unterstützen?

Und das Team hat zunächst einmal diese Definition des Gesamtziels angenommen und die Verantwortung dafür, welche Teile, welche Beiträge zur Erreichung dieses Ziels geleistet werden sollen, delegiert.
Es war so jetzt nicht mehr der Verkäufer, verantwortlich für den gesamten Prozess, sondern in den verschiedenen Elementen, Schritten des Prozesses wurden unterschiedliche Verantwortliche benannt.
Und hier beginnt es, dass wir gut im Team zusammenarbeiten müssen, denn nur wenn jeder in der Prozesskette seiner Verantwortung gerecht wird, wird der gesamte Prozess erfolgreich.
Klar zu definieren ist, wer welchen Beitrag zum Ziel leistet. Und dann kann ich daran auch die Verantwortung für den Teil des Prozesses festmachen. Damit der Gesamterfolg nicht in Frage steht, gehört auch ein regelmäßiges Monitoring dazu. Damit Transparenz herrscht, wie sich ein einzelner Auftrag entwickelt und wie erfolgreich wir als Team in dieser Auftragsabwicklung sind.
Natürlich auch, dass der Einzelne, der vorher Gesamtverantwortung getragen hat, Vertrauen entwickeln kann, dass es in der Teamzusammenarbeit mindestens genauso gut, wenn nicht sogar viel besser funktioniert.

Zusammenfassung

Wie wird jetzt aus Ihrem Team ein wirkliches Team, soll heißen, wie bringen Sie Ihre Mitarbeiter zur besseren Zusammenarbeit?

  1. Arbeiten Sie mit ihrem Team heraus, was die einzelnen Teammitglieder sowie auch das Team von der verbesserten Zusammenarbeit haben. Jeder sollte seine eigene Motivation in der Unterstützung des Teams bedient sehen.
  2. Definieren Sie ein klares gemeinsames Ziel und brechen Sie es auf jedes einzelne Teammitglied herunter.
  3. Delegieren Sie die Verantwortung für die jeweiligen Teilziele an Ihre Mitarbeiter.
  4. Beschreiben Sie ganz klar, wer welchen Beitrag zum Ziel leistet.
  5. Sorgen Sie für Transparenz für den Erfolg des Teams, indem Sie ein Monitoring, ein regelmäßiges Messen der Leistung mit Ihren Mitarbeiter, mit Ihrem Team vereinbaren, damit jederzeit klar ist wo Sie stehen.

 

Zum Schluss das inspirierende Zitat, heute ein äthiopisches Sprichwort:

„Wenn Spinnen vereint weben, können sie einen Löwen fesseln.“ 

 

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Oliver Beyer

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