Die heutige Folge dreht sich um die Frage, wie neue Mitarbeiter möglichst schnell ins Team integriert werden können.

Im Coaching für Vorstellungsgespräche arbeite ich mit meinen Kunden daran, wie sie sich eben darüber Klarheit verschaffen können. Und eine der beliebtesten Fragen ist: „Wie lange dauert es, bis Sie in unserem Unternehmen einen signifikanten Beitrag leisten?“

Diese Frage wird häufig mit Sorge betrachtet, weil sie als unfair empfunden wird und die Kandidaten sich fragen, woher sie das wissen sollen. Ich will diese Frage an dieser Stelle gar nicht beantworten. Aber die Bedeutung dieser Frage für die Integration und für das Gelingen einer Einarbeitung ist schon sehr zentral. Es ist eine gute und wichtige Überlegung, wenn ich ein neues Mitglied ins Team einarbeiten und integrieren will.

In der Praxis hören wir doch häufig die Aussage, dass Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie keine richtige Einarbeitung bekommen haben. Und wenn diese Einstellung vorhanden ist, dann bedeutet das auch, dass die Motivation mit der ein neuer Mitarbeiters oder ein neues Mitglied im Team startet, schwindet. Und das bevor, der neue Mitarbeiter wirklich produktiv zu werden beginnt und seine Arbeit zu Ergebnissen zu führen kann.

Es passieren vermeidbare Fehler. Arbeiten, insbesondere auch die Einarbeitung, dauern länger als sie müssten. Die Stimmung im Team sinkt. Sowohl die Geduld des neuen Teammitglieds als auch die des  restlichen Teams sinkt,  weil die Geduld vielleicht doch mehr strapaziert wird, als es nötig wäre. Und im Extremfall gehen neue Mitarbeiter innerhalb der Probezeit wieder, wenn sie das Gefühl haben, dass sie keinen Fuß an die Erde bekommen.

Führungskräfte stellen dann häufig frustriert fest, dass sie alles getan, sich ständig mit dem neuen Teammitglied zusammengesetzt und ihm alles gezeigt haben. Aber trotzdem haben neue Teammitglieder oft nicht das Gefühl, gut eingearbeitet worden zu sein.

Dann zählt nicht die Frage, wer daran schuld ist, sondern was getan werden kann, um die Einarbeitung gelingen zu lassen. Denn wir haben uns den Realitäten zu stellen, dass Fachkräfte rar sind und die Suche nach neuen Mitarbeitern sowie deren Einarbeitung regelmäßig teuer sind. Sie kosten viel Geld sind und sind eigentlich zum Erfolg verdammt.

Der Leistungsdruck, unter dem wir arbeiten und der dazu führt, dass wir ein Team verstärken oder ein ausfallendes Teammitglied ersetzen wollen, ist regelmäßig sehr hoch. Und vergessen wir nicht, dass jede Veränderung mit einem vorübergehenden Leistungsabfall im Team verbunden ist. Sei es,  dass nur eine vorhandene Position wieder ausgefüllt wird oder das eine neue Position zur Entlastung geschaffen wird. Es gilt also die Motivation aller Beteiligten zu stärken. Ganz besonders aber auch die Motivation neuer Teammitglieder möglichst konstruktiv zu nutzen, dabei die Kosten im Zaum zu halten und die Zeit effizient zu nutzen, die für Einarbeitung und Integration zur Verfügung steht.

Was sind häufige Fehler, die in dem Zusammenhang gemacht werden oder was sind die Punkte, die unsere Beachtung verdienen?

Da fällt mir tatsächlich häufig in der Arbeit mit Unternehmen auf, das Arbeitsabläufe und Prozesse nicht oder nur sehr spärlich dokumentiert sind. Neue Mitarbeiter fragen dann:

Warum machen wir das so oder so? Wie machen wir es überhaupt? Und häufig werden sie mit der Feststellung abgespeist, dass das hier schon immer so gemacht wurde, ohne dass man es erklären oder gar erläutern und begründen könnte. Das ist besonders bei langjährigen Kräften zu beobachten, die ihren Job zwar sehr routiniert beherrschen, aber in vielen Situationen nicht erklären können, warum sie etwas in einer bestimmten Weise machen.  Und sie können ihr Vorgehen vor allem nicht kurz und knapp erklären. Wenn solche Kräfte dann ersetzt werden, entsteht ein Wissens-Vakuum, in dem die „Neuen“ sich irgendwie zurechtfinden müssen.

Dasselbe gilt vor allem für kleine Unternehmen, die häufig unter einem solch hohen Arbeitsdruck und Stress stehen, dass sie es nicht für nötig oder sinnvoll erachten, für deratige Dokumentationen zu sorgen.

Das hat allerdings schwerwiegende Konsequenzen. Solange die langjährigen Kräfte gut zusammenarbeiten und das Team funktioniert, werden diese Dokumentationslücken nicht sichtbar. Aber neue Teammitgliedern fehlt in so einer Situation die Orientierung.

Orientierung meint hier, dass die neuen Teammitglieder wissen, was sie zu tun haben. Das ist auch eine ganz wichtige Sache für die Motivation: Die Gewissheit zu haben, die eigene Arbeit richtig und gut machen zu können und auch zu wissen, woran das gemessen werden kann.

Die neuen Teammitglieder finden Situationen vor, in denen Informationen nur unvollständig oder nicht gut verfügbar sind. Obwohl jede Menge Fachwissen vorhanden ist, verteilt sich dieses auf Inseln. Das bedeutet, dass es Experten für bestimmte Bereiche und Themen gibt, die jedoch voneinander isoliert sind und ihr Wissen nicht teilen.  Dieses Wissen ist auch nirgendwo festgehalten, so dass man sich selbständig einarbeiten könnte. Die Neuen sind also von diesen Experten und ihrem Wissen abhängig.

Das macht die Situation für neue Teammitglieder intransparent und erschwert die Einarbeitung. Das bisherige Team erhofft sich dagegen eine Entlastung durch die neuen Mitarbeiter, die dann aus den oben benannten Gründen erst viel später als erwartet, wenn überhaupt eintritt. Das Team erhofft sich, dass die Arbeitslast sinkt und die Dinge wieder geordneter laufen.

Deshalb ist es ganz wichtig, dass Sie dafür sorgen, die wichtigsten Arbeitsabläufe zentral, also für alle zugänglich, zu erläutern und zur Verfügung stellen. Vom Umfang her sollte das auf einer DIN A4 Seite möglich sein.

Ein probates Mittel dafür sind Checklisten oder auch eine feste Form, in der man sich schnell einen Überblick verschaffen kann, wie die Abläufe sind und mit welchen anderen Prozessen, Personen und Informationen sie zusammenhängen.

Ein zweites Feld in dem wir für eine bessere Integration sorgen können, ist die Information der Mitarbeiter über ihren eigenen Bereich und dessen Einordnung im gesamten Unternehmen.

Mitarbeiter erfahren oft nicht mehr als die Öffentlichkeit in Presseveröffentlichungen. Und oft auch nicht eher. Das heißt, es passiert sogar, dass Mitarbeiter von außen auf Informationen ihres Unternehmens angesprochen werden und intern ist gar keine Information erfolgt. Mitarbeiter fühlen sich dann natürlich schlecht informiert. Und wenn das ein dauerhafter Zustand ist, untergräbt das die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen ins eigene Unternehmen und dessen Führung.

Auch der Sinn für das eigene Tun wird den Mitarbeitern nicht immer klar, wenn sie es nicht in einen Gesamtzusammenhang innerhalb ihres Teams oder eines Bereiches, in dem sie tätig sind, oder gar in den Gesamtzusammenhang ihres Unternehmens einordnen können. Und dann bleiben Motivation und Engagement der Mitarbeiter, insbesondere der neuen Teammitglieder, hinter den eigenen Möglichkeiten zurück.

Ich empfehle daher, dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter über Personalien, neue Mitarbeiter, Veränderungen in den Personalien, aber auch über Veränderungen in der Organisation, den Strukturen und Zuständigkeiten sowie ganz besonders den aktuellen Trends und Projekten informiert werden.

Das sollte in einer Regel-Kommunikation an die eigenen Mitarbeiter selbstverständlich sein. Und ich spreche hier nicht von Mitarbeiterzeitungen, sondern davon, dass auf mehreren Ebenen, also vor allen Dingen auch die Führungskräfte und die Team-Verantwortlichen diese Informationsweitergabe als Aufgabe aufnehmen: Als Bestandteil von Meetings und wenn diese nicht stattfinden, dann in kurzen Zusammenkünften.

So können Sie dem Flurfunk, der sonst leicht entstehen könnte, etwas entgegensetzen. Erzählen Sie Erfolgsgeschichten und sorgen Sie dafür, dass in einem sogenannten Mission-Statement der Auftrag der einzelnen Abteilungen im Rahmen des Auftrags des gesamten Unternehmens nachvollziehbar wird und nehmen Sie regelmäßig darauf Bezug.

Ein drittes Feld ist, und da spreche ich aus eigener auch leidvoller Erfahrung, die Frage der Qualität des gegenseitigen Kennenlernens. Es ist immer noch üblich, und ich habe das vor etwa 20 Jahren selbst so erlebt, dass neue Mitarbeiter oder neue Teammitglieder, die Gelegenheit bekommen, sich dem Team vorzustellen. Aber wie lernen die Neuen ihre Teammitglieder gut kennen?

Ich habe selbst erlebt, dass ich mich in einer Runde von ca. 15 Mitarbeitern im Team vorstellen durfte. Das Team seinerseits hat sich mir jedoch nicht vorgestellt, offenbar in der Vorstellung, dass sie sich ja bereits wir kennen und nur uns, die Neuen, kennenlernen müssen.

Für eine gute und stabile Zusammenarbeit braucht es Vertrauen.

Und dieses Vertrauen muss erst aufgebaut werden. Das entsteht ganz sicher nicht, wenn ich eine Seite sich vorstellen lasse und der anderen erlaube, sich nicht vorzustellen. Das bisherige Team ist natürlich gut entwickelt und das sehen auch neue Teammitglieder. Wenn aber keine erfolgreiche Integration stattfindet, dann bleiben die neuen Teammitglieder in einem Gefühl, Fremdkörper zu sein. Und zwar sowohl was die Arbeitsabläufe, als auch was persönliche Beziehungen angeht. Missverständnisse und andere Kommunikationshürden sind die Folge, wenn wir uns nicht persönlich gut kennenlernen. Denn Kommunikation kann ich nicht alleine auf einer Sachebene oder über einen sachlichen Aspekt führen. Sie hat immer auch etwas mit der Persönlichkeit zu tun.

Und nicht zuletzt ist auch regelmäßig eine lähmende Angst zu spüren, Fehler zu machen, wenn keine vertrauensvolle Atmosphäre der Zusammenarbeit geschaffen wird. Und damit werden neue Mitarbeiter vorsichtiger als sie es sein müssten.

Ich verweise in dem Zusammenhang auch noch auf die Folge 2 dieses Podcasts, in der ich im Speziellen auf die Möglichkeiten, Vertrauen im Team zu schaffen, eingegangen bin. Meine Empfehlung ist, dass Sie regelmäßig Raum für Begegnungen schaffen. So wird Zeit und Platz für Vertrauensaufbau, ein persönliches Kennenlernen und Feedback zueinander möglich. Gemeinsames Erleben auf der persönlichen Ebene stärkt die Beziehungen und die Zusammenarbeit.

Betrachten Sie es als Ihre Aufgabe, die neuen Besen und die bewährten Methoden, die schon im Team vorhanden sind, miteinander zu verknüpfen und in den Austausch zu bringen.

Ein weiteres Feld, das häufig nicht genutzt wird, sind die Erfahrungen und das im Team vorhandene Wissen über Einarbeitung und was für eine gute Integration wichtig wäre.

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird meist von Führungskräften und dem Personalbereich oder HR organisiert und gut vorbereitet. Da gibt es auch gesetzliche Anforderungen, die zu erfüllen sind, z.B. Arbeitssicherheit und viele andere Dinge, die formal gefordert sind und nachgewiesen werden müssen.

Das möchte ich auch gar nicht in Frage stellen, nur ist das eben nicht die ganze Geschichte.

Und je weniger Blickwinkel bei einem solchen Einarbeitungsprozess beteiligt sind, desto mehr Raum bleibt für blinde Flecken, also für das was in der Praxis wichtig ist. Und damit entstehen unnötige Reibungsverluste.

Wenn doch alle wissen, dass etwas Bestimmtes wichtig ist, warum wird es nicht gleich in den Einarbeitungs- und Integrationsprozess mit aufgenommen? Damit vermeide ich auch Lücken in der Information und Einweisung neuer Mitarbeiter. Ich vermeide, dass das volle Potenzial nicht ausgeschöpft wird und ich entwickle die Qualität der Prozesse, in dem ich möglichst viele Blickwinkel beteilige.

Fragen Sie doch einfach mal Ihre Teammitglieder, Ihr schon bestehendes Team, was die für wichtig halten.

Stellen Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Integration dem gesamten Team als Aufgabe. Alle sollen daran beteiligt sein.

Und holen Sie sich Feedback von denjenigen, die zuletzt ins Team aufgenommen worden sind. Fragen Sie danach, was sie für Erfahrung gemacht und welche Ideen sie haben. Fragen Sie auch nach, welche Probleme sie hatten, die vielleicht bisher gar nicht zur Sprache gekommen sind.

Vergessen Sie auch nicht die Betroffenen selbst. Befragen Sie sie nicht erst am Ende einer Probezeit, sondern holen Sie sich von Anfang an regelmäßig Feedback, wie die Einarbeitung läuft und was die Neuen brauchen.

Ich fasse also noch mal zusammen.

4 Tipps für eine schnelle Integration neuer Teammitglieder

  • Dokumentieren Sie die wichtigsten Arbeitsabläufe und Prozesse kurz und übersichtlich, z.B. in Checklisten.
  • Stellen Sie regelmäßige Informationen über Trends, Projekte, Erfolgsgeschichten und den Auftrag des eigenen Teams im Rahmen des Unternehmens-Auftrags bereit.
  • Schaffen sie Raum für regelmäßige Begegnungen der Teammitglieder.
  • Beteiligen Sie das gesamte Team an der Gestaltung der Einarbeitung.

Ich bin gespannt darauf, welche Erfahrungen Sie bei der Integration neuer Teammitglieder gemacht haben. Was hat gut funktioniert, was weniger gut? Ich freue mich auf Ihre Fragen Kommentare und Anregungen an fragen@oliver-beyer.de oder direkt unter diesem Artikel.

Und zum Schluss wie immer das inspirierende Zitat heute vom Dalai Lama:

„Jede Zusammenarbeit ist schwierig, solange den Menschen das Glück ihrer Mitmenschen gleichgültig ist.“

 

 

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